Bogføring i en webshop: fra ordre til regnskab, og hvordan Dinero kan gøre det selv

Hvad skal en webshop bogføre?

Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er omfattet af bogføringsloven, også en enkeltmandsvirksomhed med en lille webshop. Du skal registrere alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt, og hver registrering skal kunne dokumenteres med et bilag (Erhvervsstyrelsen: vejledning om bogføringsloven). For en webshop er transaktionerne især:

“Snarest muligt” betyder ifølge vejledningen, at en virksomhed med mange daglige transaktioner bør registrere inden for få dage, og at der som udgangspunkt skal registreres inden for den løbende måned. En bunke ordrer, der bogføres en gang om året, lever ikke op til det.

Skal jeg bogføre digitalt?

Fra 1. januar 2026 skal virksomheder, der aflægger årsrapport, eller som har haft en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk, bogføre digitalt: transaktionerne skal registreres, og bilagene opbevares, i et digitalt bogføringssystem. For personligt ejede virksomheder er det omsætningen i de to forudgående regnskabsår, der afgør det (Erhvervsstyrelsen om digital bogføring fra 1. januar 2026).

Er du under grænsen, er du stadig bogføringspligtig, men du bestemmer selv, hvordan du gør det. I praksis vælger de fleste alligevel et regnskabsprogram fra starten, fordi det er lettere at begynde rigtigt end at flytte et år med regneark. Om du skal momsregistreres, og hvornår, står i Moms og CVR, når du sælger online.

Hvad skal salgsbilaget vise?

Sælger du overvejende til private, kan du nøjes med en forenklet faktura. Den skal vise virksomhedens navn, adresse og registreringsnummer, et fakturanummer og en dato, hvad der er solgt og hvor meget, det samlede beløb og momsbeløbet. Momsbeløbet kan angives ved at skrive, at momsen udgør 20 procent af den samlede pris inklusive moms (Skatteforvaltningen: forenklede fakturaer og kasseboner).

• Fortløbende numre. Hvert bilag skal have sit eget nummer i en ubrudt række.
• Momsen for sig. Kunden skal kunne se, hvor meget af beløbet der er moms.
• Kreditnota ved refundering. Ret ikke i den gamle faktura. Lav en kreditnota, der henviser til den.
• Sælger du til virksomheder, gælder kravene til en fuld faktura, bl.a. med købers navn og adresse og pris uden moms.

Hvordan kommer ordrerne over i regnskabet?

Uanset metoden er det de samme ting, der går galt: en ordre bogføres to gange, en refundering bliver glemt, eller momsen står på en konto uden moms. En automatisk overførsel hjælper kun, hvis den aldrig laver dubletter, og hvis du kan se på ordren, om den er sendt, og hvad der gik galt, hvis den ikke er.

Hvad med gebyrer og udbetalinger?

Det er her, de fleste regnskaber i små webshops stopper med at stemme. Kunden betaler 500 kr., men betalingsudbyderen udbetaler fx 492 kr. et par dage senere, samlet med andre ordrer. Tre beløb skal holdes adskilt:

• Salget er de 500 kr. Det er det beløb, momsen regnes af, og det, der står på fakturaen.
• Gebyret er en omkostning for dig. Det ændrer ikke på salget eller salgsmomsen.
• Udbetalingen er penge, der flytter fra udbyderen til din bank. Den er hverken salg eller omkostning.

Den enkleste måde er en mellemregningskonto for betalingsudbyderen: hvert salg går ind på den, gebyrerne trækkes fra, og udbetalingerne flytter resten til banken. Når kontoen går i nul for en periode, stemmer det. Hvad gebyrerne typisk er, står i Hvad koster en webshop?

Hvordan bogfører jeg en refundering?

Når en kunde fortryder, skal salget føres tilbage med en kreditnota til den oprindelige faktura, og tilbagebetalingen skal registreres. Refunderer du kun en del, fx varerne, men ikke en returlabel, kunden har valgt at betale for, er det delbeløbet, der skal krediteres.

Rettelser, kunden laver, før ordren er pakket, er lettere: venter du med at lave fakturaen, til ordren ligger fast, slipper du for en kreditnota for hver rettet adresse eller fjernet vare. Frister og beløb ved fortrydelse står i Returportal til webshoppen.

Sådan får du styr på bogføringen, trin for trin

1. Vælg et regnskabsprogram, og tjek, om det er et registreret digitalt bogføringssystem, hvis du er over grænsen.
2. Opret konti til salg, fragt og en mellemregning for hver betalingsudbyder, og sæt momskoden rigtigt på dem.
3. Bestem metoden: taste, indlæse en fil eller overføre automatisk.
4. Bogfør refunderinger som kreditnotaer, og lad dem henvise til fakturaen.
5. Afstem hver måned: mellemregningskontoen mod udbyderens opgørelse, og banken mod kontoudtoget.
6. Tjek momsen før hver indberetning: salgsmomsen i regnskabet skal passe med salget i webshoppen.
7. Gem bilagene digitalt i fem år, også udbydernes opgørelser.

Spørgsmål og svar

Kilder

Tjekket 2. oktober 2026. Reglerne kan ændre sig; kilden har altid det sidste ord.

1. Bogføringsloven (vejledning) · Erhvervsstyrelsen
2. Digital bogføring træder i kraft for personligt ejede virksomheder og foreninger m.fl. den 1. januar 2026 · Erhvervsstyrelsen
3. Tidsplan for virksomheders digitale bogføring · Erhvervsstyrelsen
4. A.B.3.3.1.6 Forenklede fakturaer og kasseboner (Den juridiske vejledning) · Skatteforvaltningen (info.skat.dk)