Databehandleraftale
Version 2026-10-30, gældende fra 30. oktober 2026.
Aftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28 mellem den virksomhed eller person, der driver en butik på bygwebshop.dk(“den dataansvarlige”), og bygwebshop.dk, drevet af GolfGodter ApS, Gødvadgårdsvej 5, st. 4, 8600 Silkeborg, CVR 44379767, hej@bygwebshop.dk (“databehandleren”). Aftalen er en del af abonnementsvilkårene.
1. Formål og omfang
Databehandleren driver platformen, som den dataansvarlige bruger til sin webshop. Databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne, så længe butikken findes på platformen, og kun for at levere platformen: vise butikken, tage imod ordrer, sende e-mails, føre statistik (med samtykke) og holde tjenesten sikker og kørende. Når butikken har slået AI-kundechatten til, også at besvare butikkens kunders spørgsmål i chatten ud fra butikkens offentlige oplysninger, at slå status på en ordre op, når kunden selv giver ordrenummer og e-mail, at sende kundens besked videre til butikken, når kunden beder om det, og at måle, om chatten hjalp (vurderinger, og køb efter samtalen kun med kundens samtykke til statistik).
2. Hvem og hvad
De registrerede er butikkens kunder og besøgende, modtagere af butikkens e-mails og butikkens egne brugere i admin.
- Kunder: navn, e-mail, telefon, leveringsadresse, ordrer, valgt leveringsmetode og afhentningssted, fortrydelser.
- E-mail-modtagere: e-mail, navn, tilmeldinger og afmeldinger, afsendelses- og leveringsstatus.
- Anmeldere (når den dataansvarlige har slået produktanmeldelser til): invitationen efter købet, stjerner, tekst og det viste navn, hvilken ordre anmeldelsen hører til, og fravalg af invitationer (gemt som en hashet e-mail).
- Kunder fra Facebook-liveudsendelser og -opslag (når den dataansvarlige har tilkøbet Facebook-liveshopping og har forbundet sin Facebook-side): Facebook-id for siden, det viste navn, kommentaren med købskoden, reservationer, kurven og status for det private svar med kurvlinket. Oplysningerne modtages fra Meta gennem sidens forbindelse og bruges kun til reservationen, kurven, det ene private svar og, hvis den dataansvarlige har slået det til, ét kort offentligt svar under kommentaren.
- Kunder og besøgende, der skriver i AI-kundechatten (når den dataansvarlige har slået den til): beskederne i chatten (maskeret: e-mails, telefonnumre, CPR-numre, adresser og ordrenumre fjernes, før noget gemmes), kundens vurdering af svarene, og hvis kunden selv skriver den i “Skriv til butikken”: kundens e-mail, der kun sendes til butikken og ikke gemmes i chatten. Ordrenummer og e-mail til et ordreopslag bruges kun til opslaget. Samtalerne gemmes så længe, butikken vælger (1 dag til 1 år, standard 90 dage), og slettes derefter automatisk; antal samtaler og vurderinger uden tekst gemmes til statistik og afregning. Den dataansvarlige bestemmer, om chatten er slået til, hvad den må svare på, og hvor længe samtalerne gemmes, og kan læse, slette og eksportere samtalerne.
- Besøgende: cookie-valg (samtykkelog); med samtykke til statistik et pseudonymt besøgs-id, sidevisninger og kampagnekilde.
- Tekniske oplysninger: IP-adresse og tidspunkt i logs og i beskyttelsen mod misbrug.
Der behandles ingen følsomme oplysninger efter artikel 9, og betalingskortoplysninger håndteres alene af Stripe.
3. Instruks
Databehandleren behandler kun oplysningerne efter den dataansvarliges dokumenterede instruks, som er denne aftale og de valg, den dataansvarlige træffer i platformen. Er en instruks efter databehandlerens vurdering i strid med reglerne, siger databehandleren det straks.
4. Fortrolighed og sikkerhed
Personer med adgang til oplysningerne er underlagt tavshedspligt. Databehandleren har blandt andet disse foranstaltninger:
- Krypteret forbindelse (HTTPS) til admin, butikker og alle underdatabehandlere.
- Adskillelse mellem butikker i databasen (række-niveau-sikkerhed): en bruger ser kun sine egne butikkers data.
- Hemmelige nøgler kun på serveren; betalinger bekræftes kun med signerede beskeder fra Stripe.
- Grænser for antal forespørgsler mod misbrug, og fejlovervågning.
- Statistik og marketing-scripts kører først efter kundens samtykke.
5. Underdatabehandlere
Den dataansvarlige giver generel tilladelse til, at databehandleren bruger underdatabehandlerne nedenfor. Databehandleren varsler ændringer mindst 30 dage i forvejen på e-mail, og den dataansvarlige kan gøre indsigelse og i så fald opsige. Hver underdatabehandler er bundet af de samme databeskyttelsesforpligtelser.
| Underdatabehandler | Formål | Oplysninger | Placering |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, login og filer (hele platformens data) | Alle kategorier nedenfor | EU (AWS eu-west-1, Irland) |
| Vercel Inc. | Hosting af admin og butikker; AI Gateway, som videresender AI-kald | Trafik- og serverlogs (IP-adresse, tidspunkt, side); indholdet af AI-kald | Serverne kører i EU (Dublin), statiske filer via et globalt netværk. Overførsel til USA: EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Butikkens Stripe-konto forbindes via Stripe Connect; betaling af platformens abonnement | Ordrebeløb og betalingsstatus; kundens betaling håndteres af Stripe direkte på butikkens egen konto | EU (Irland). Overførsel til USA: EU-US Data Privacy Framework |
| Resend (Plus Five Five Inc.) | Afsendelse af e-mails fra butikken (ordrebekræftelser, fortrydelseskvitteringer, nyhedsbreve) | Kundens navn og e-mail, e-mailens indhold, leveringsstatus | USA (mails sendes fra EU, Irland). Overførsel: EU-US Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser |
| Hosting Concepts B.V. (Openprovider) | Registrering af .dk-domæner købt gennem platformen, domænets DNS og, hvis butikken bruger det, mail på domænet (postkasser og webmail) | Registrantens navn, adresse, telefon og e-mail (domænet); for mail: butikkens mails, også mails fra kunder til butikken, adressebog og kalender i webmail | EU (Holland; mail i Frankfurt, Tyskland) |
| Tinybird | Butikkens statistik over besøg og salg (kun med kundens samtykke til statistik) og over nyhedsbrevenes levering og klik | Pseudonymt besøgs-id, sider, kampagnekilde, køb; for nyhedsbreve: kunde-id og om mailen blev leveret, afvist eller klikket (ikke e-mailadressen) | EU |
| Upstash Inc. | Beskyttelse mod misbrug (grænser for antal forespørgsler) | IP-adresse og bruger-id som tællernøgler, slettes automatisk efter kort tid | EU (Irland). Overførsel til USA: EU-US Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Fejlrapporter, så fejl kan rettes | Tekniske oplysninger om fejlen; kan indeholde IP-adresse og bruger-id | EU (Tyskland) |
| Anthropic PBC og OpenAI LLC (via Vercel AI Gateway) | AI-funktionerne i admin: tekster, design og billeder til butikken, forslag til kampagner og annoncer. Og AI-kundechatten i de butikker, der har slået den til (Anthropic): svar på kundernes spørgsmål ud fra butikkens egne oplysninger | Butikkens eget indhold, ejerens beskeder og samlede tal (fx antal tilmeldte). I AI-kundechatten også kundens spørgsmål og de seneste 3 spørgsmål og svar i samme samtale, efter at e-mails, telefonnumre, CPR-numre, adresser og ordrenumre er fjernet. Aldrig kundernes navne, e-mails, adresser eller ordrer fra butikkens system. Udbyderne gemmer ikke data (zero data retention) og må ikke træne på dem | USA. Overførsel: EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (via Vercels databehandleraftale) |
| Google Cloud EMEA Ltd. (Vertex AI, via Vercel AI Gateway) | AI-billeder i admin: billeder til forsiden, scener med butikkens vare og billeder til annoncer | Butikkens eget indhold (varens navn og beskrivelse, ved annoncer evt. varens foto). Aldrig kundernes oplysninger. Udbyderen må ikke træne på data, og intet gemmes (Zero Data Retention) | EU/USA. Overførsel: EU-US Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (via Vercels databehandleraftale) |
Integrationer, den dataansvarlige selv forbinder med sin egen konto (fx Shipmondo til fragt, Dinero, e-conomic eller Billy til regnskab og Klaviyo til nyhedsbreve), er ikke databehandlerens underdatabehandlere; der gælder den dataansvarliges egen aftale med leverandøren. Databehandleren sender kun oplysninger dertil efter den dataansvarliges instruks (at forbinde og slå afsendelse til). Til Dinero, e-conomic og Billy sendes ordrer, betalinger og refusioner uden kundens navn, adresse, e-mail og telefon; alle ordrer står på én fælles kunde, “Webshop-kunder”. Fra Klaviyo hentes, når den dataansvarlige beder om det, e-mailadresse, navn og oplysninger om samtykke til nyhedsbreve. Slår den dataansvarlige løbende synkronisering med Klaviyo til, sendes nye tilmeldinger (e-mail og tidspunkt for samtykket) og afmeldinger dertil, og for købere, der er tilmeldt nyhedsbrevet, ordrenummer, tidspunkt, beløb og varer; ikke navn, adresse eller telefon. Afmeldinger i Klaviyo hentes tilbage, så de også gælder i platformen.
6. Kunstig intelligens (AI)
Platformens AI-funktioner (tekster, design og billeder til butikken, forslag til kampagner og annoncer) sendes gennem Vercel AI Gateway til de AI-udbydere, der står i listen ovenfor. For dem gælder:
- Modellerne får butikkens eget indhold, ejerens beskeder og samlede tal (fx hvor mange der er tilmeldt nyhedsbrevet). De får ikke kundernes navne, e-mails, telefonnumre, adresser eller ordrer.
- Hvert kald bruges kun til at svare på netop den forespørgsel. Kald sendes kun til udbydere, der har forpligtet sig til ikke at træne modeller på data. Databehandleren bruger ikke oplysningerne til at træne eller forbedre modeller.
- Undtagelse: i AI-kundechatten (når den dataansvarlige har slået den til) får modellen kundens spørgsmål og de seneste 3 spørgsmål og svar i samme samtale, efter at e-mails, telefonnumre, CPR-numre, adresser og ordrenumre er fjernet. Kald fra chatten går kun til udbydere, der ikke gemmer data (zero data retention).
- AI træffer ingen afgørelser om butikkens kunder, som har retsvirkning eller på lignende måde påvirker dem betydeligt.
- Skal en AI-funktion en dag bruge kundeoplysninger, sker det kun med udbydere, der ikke gemmer data (zero data retention), og ændringen varsles som en ændring af underdatabehandlere efter punkt 5.
7. Oplysning til butikkens kunder
Butikkens privatlivspolitik ender med et fast afsnit om platformen, underdatabehandlerne og AI, som databehandleren vedligeholder og opdaterer, når listen ændres. Afsnittet vises altid under butikkens egen tekst og kan ikke redigeres eller fjernes i admin, så kunderne altid får korrekte oplysninger om modtagerne af deres oplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 13). Den dataansvarlige er fortsat ansvarlig for resten af sin privatlivspolitik.
8. Overførsel til lande uden for EU/EØS
Oplysninger overføres kun til lande uden for EU/EØS med et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Grundlaget for hver underdatabehandler fremgår af listen, når det er bekræftet.
9. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren hjælper, så vidt det er muligt, den dataansvarlige med at besvare de registreredes anmodninger (indsigt, rettelse, sletning, dataportabilitet) og med konsekvensanalyser og sikkerhed. Meget af det kan den dataansvarlige selv gøre i admin: se kunder og ordrer, hente alle oplysninger om en kunde som en fil og slette en kundes oplysninger (betalte ordrer beholdes, så længe bogføringsloven kræver det).
9a. Faste sletteperioder
Medmindre den dataansvarlige instruerer andet, sletter databehandleren automatisk: indholdet af ordre- og servicemails efter 3 år, nyhedsbreve og automatiske mails efter 12 måneder, ubetalte køb efter 90 dage og dokumentation for samtykke til nyhedsbrev 2 år efter, at kunden har afmeldt sig (kundens afmelding huskes, så der ikke sendes flere nyhedsbreve). Ordrer og betalinger slettes ikke automatisk; de er den dataansvarliges regnskabsmateriale (bogføringsloven, 5 år efter udgangen af regnskabsåret).
10. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud, så den dataansvarlige kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer, og giver de oplysninger, databehandleren har om bruddet.
11. Sletning ved ophør
Når aftalen ophører, sletter databehandleren efter den dataansvarliges valg alle personoplysninger, der er behandlet på den dataansvarliges vegne, eller leverer dem tilbage, og sletter eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller dansk ret kræver, at de opbevares (databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3, litra g). Den dataansvarlige kan selv hente sine oplysninger i admin før ophør, fx ordrer og en fil med alle oplysninger om den enkelte kunde, og kan bede om en samlet kopi på hej@bygwebshop.dk. Sletter den dataansvarlige selv sin konto i admin, slettes oplysningerne med det samme; ellers sker det uden unødig forsinkelse efter ophør. Den dataansvarliges egen pligt til at opbevare regnskabsmateriale, fx ordrer efter bogføringsloven, påhviler den dataansvarlige, som derfor bør hente det først.
12. Kontrol
Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes, og giver mulighed for revision efter aftale.